クラウド会計ソフトを導入していても、帳簿付けが滞ってしまったり、まだ記帳していないレシートがたまってしまったりすることはないでしょうか？
確定申告の直前でバタバタしないように、日頃から帳簿付けをする習慣をつけておきたいものです。
今回は、私が実践している帳簿付けの習慣化のコツをご紹介していきます。ご参考にしてみてください。
自動連携機能を使う！ただし条件あり
帳簿をつけるのが面倒と思うのは、一つ一つ手入力で記帳していることが理由のことがかなり多いです。
クラウド会計ソフトを使っていても、エクセル帳簿と同じように手作業で入力していたら、あまり時間の短縮にはつながりません。
面倒で時間がかかる作業をとにかく減らすことが、タイムリーな帳簿付けには欠かせません。
そこでまずやることは、「自動連携機能」を使うことです。
ご存知の通り、クラウド会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードと連携して、明細を自動で取り込んでくれる機能があります。
この機能をぜひ使うようにしましょう。
ただし、前提条件があります。
銀行口座やクレジットカードは、「事業用」と「プライベート用」を必ず分けるということです。
これはとても大事なポイントです。
もし、事業とプライベートで同じ銀行口座やクレジットカードを使っているまま、クラウド会計と連携させてしまったらどうなるでしょうか？
プライベートの支払いと事業での支払いが混在した明細がクラウド会計に取り込まれてしまい、仕分け作業の手間がかかります。
もし、プライベートと事業が混在しているのであれば、むしろ連携せず、手入力した方が楽です。
逆に、プライベート用と事業用で完全に分けていれば、クラウド会計に取り込まれた明細をすべて取引登録していくだけなので非常に簡単です。
現金払いをしない
先ほど、銀行口座やクレジットカードをクラウド会計に連携すると、帳簿付けがとても簡単になるとお話ししました。
しかし、経費を現金で支払っていると、当然ながらクラウド会計に自動連携することはできません。
レシートから手入力で帳簿付けをしないといけなくなり、記帳できていないレシートがどんどん溜まっていってしまう原因になります。
そこでおすすめするのが、そもそも「現金払いをしない」ということです。
経費はすべて、現金ではなく、事業専用のクレジットカードで支払うようにします。すると、自動連携機能が働いて、支払い情報が自動でクラウド会計に取り込まれます。
プライベートのお金で支払ったらとりあえずスプレッドシートに記録
事業用のクレジットカードを持っていても、時にはプライベートの財布から経費を支払うケースもあると思います。
例えば、割り勘で支払った飲食費や、クレジットカード払いに対応していない店舗での支払いなどです。
そういった場合はどうしても手入力で帳簿付けをする必要が出てきます。
もちろん、その都度、クラウド会計に帳簿付けするのが理想ですが、なかなか出来ないケースも多いです。
そこでおすすめするのが、プライベートの財布からの支払いは、すべて専用のスプレッドシートに勘定科目と金額を記載しておくという方法です。
スプレッドシートは１か月分をまるごとクラウド会計に取り込みます。
その都度クラウド会計を立ち上げて記帳しなくても、まるで自動連携機能のように取引明細を取り込むことができるので、とてもおすすめです。
こちらがスプレッドシートの参考例です。勘定科目は名称を統一しておく必要があるので、ドロップダウンで選択できるようにしてあります。
そして、freee会計を使っている方であれば、レシート写真と紐付けをしましょう。
スプレッドシートで取り込まれた明細を取引登録したら、レシート写真を一か月分まとめてファイルボックスに格納します。
その後は、freeeの「ファイル紐付け機能」というとても便利な機能を使って、取引にレシートを一括添付していきます。
ファイル紐付け機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。
帳簿付けのスケジュールをあらかじめ決めておく
自動連携していたとしても、勘定科目が間違っていないの確認や摘要欄への記載など、仕訳を登録する作業をどこかのタイミングで行わないといけません。
これが滞ってしまうと、数か月後に見返したときに、どんな支払いだったのか忘れてしまうことも。
そこでおすすめするのが、毎月最低でも２回はクラウド会計を操作する時間を取るということです。
２回いうのは、銀行口座やクレジットカードが事業用とプライベート用とで使い分けができていて、かつ、自動連携ができている場合が前提です。
私の場合は、あらかじめGoogleカレンダーの決まった日付に、帳簿付けの時間を確保しておくようにしています。
まとめ
今回は、私が実践している、クラウド会計への帳簿付けの習慣化方法をご紹介しました。
クラウド会計に備わっている便利機能をうまく活用して、帳簿付けをシンプルにすることがポイントです。
- 自動連携機能を使って、取引明細を自動取得する
- 「現金」は使わない
- プライベートで支払った経費は「スプレッドシート」に記録しておく
- 毎月、帳簿付けをする日程を決めておく
ご参考にしてみてください。
