領収書をもらえないと経費計上できない？取引の事例別に必要な書類を解説

2024年5月22日

消耗品を購入したり、電車代などの交通費を支払った場合など、領収書をもらえなかったり貰い忘れてしまうことはないでしょうか。

領収書が手元にない場合、経費計上するためにはどうしたら良いか迷うことがあるかと思います。

領収書がなくても、代わりになる必要な書類があれば、経費として認められるケースは多くあります。

今回は、取引の事例別に、経費計上するための必要書類を解説していきます。

量販店などで消耗品を購入したときに領収書をもらわなかった

まず、量販店やスーパー、コンビニなどで消耗品を買った場合です。

経費として処理するためには、領収書を貰って宛名も書いてもらうことがベストです。
しかし、仮に領収書をもらわなかった場合でも、「レシート」があれば経費計上できます。
また、レシートに宛名がなくても経費として認められます。

もし、レシートにプライベートと事業用の支出が混ざってしまっている場合には、事業用の購入がどれなのかわかるようにしておきます。
マーカーを引いておいたり、印をつけておきましょう。

次に、家賃を口座引き落としで支払った場合です。

家賃に限らず、自動引き落としの場合は、領収書が発行されないのが通常です。

領収書がない場合は、「支払日」「支払金額」「内容」がわかる別の資料を用意しておく必要があります。

家賃であれば、次のような書類を保存しておきましょう。

クラウド会計ソフトで、銀行口座と連携していれば、自動で取得された明細でOKです。
一方、賃貸借契約書については、税務署から問い合わせがあった場合にすぐに提示できるようにしておきます。

ちなみに、自宅を事業でも利用している場合には、支払い金額のうち、事業用で使った部分の金額だけを経費計上します。
例えば、事業用として使っている部分の面積や、事業で使っている時間などの、合理的な比率で按分することになります。

詳しくはこちらの記事で解説しているのでご参考にしてください。

近距離の電車代やバス代を支払ったときにも、基本的にレシート類は発行されません。
その場合は、例えばSuicaなどの交通系ICカードを使っているのなら、その利用履歴を保存しておけばOKです。

交通系ICカードもクラウド会計と連携させることができます。
事業専用のICカードを作っておけば、交通費を全て自動仕訳することが可能です。

同じ交通費であっても、新幹線代やタクシー代など、領収書やレシートを発行してもらえる場合には、必ず保存しておきましょう。

クレジットカードで支払ったものの、手元にはクレジットカードの利用明細しかない場合にはどうしたらいいでしょうか？

その場合、クレジットカード明細には「利用日」「金額」「支払先」の情報は載っていますが、肝心な「購入内容」が記載されていません。

例えば、量販店でクレジットカードを使って消耗品や固定資産などをまとめて購入した場合、クレジットカード明細には具体的な商品名は載ってきません。
どういった内容の支払いかわからないと、取引内容を証明できない上に、正しい勘定科目で仕訳することができなくなります。

クレジットカード払いのときでも、支払った内容を証明できるように、忘れずに購入時に店舗からもらうレシート類（カード利用明細書など）を保存しておきましょう。

今回は、領収書がない場合の経費計上の方法をご紹介しました。

ご参考にしてみてください。