freee会計が「ぐちゃぐちゃfreee」になってしまう理由。最初の仕組みづくりが大事

ぐちゃぐちゃfreeeになってしまう理由

freee会計は、会計に詳しくない方でも簡単に記帳ができるというイメージがありますよね。
たしかに、他の会計ソフトと異なり、記帳の仕方が独特です。

でも、このようなイメージが先行してしまい、会計がよくわからないけどなんとなく使い始めて、途中でぐちゃぐちゃになってしまうということがよく起きています。

一度ぐちゃぐちゃになってしまったfreeeは、元に戻すのはかなり大変です。
そうならないように、freeeを導入するときにはあらかじめしっかりと仕組みを作っておくことが大事になってきます。

今回は、ぐちゃぐちゃfreeeになってしまう主な原因と、そうならないための仕組みづくりの大切さをお話していきます。

目次

freeeがぐちゃぐちゃになってしまう理由

せっかくfreee会計を使い始めたのに、残高が合わなくなってしまったり、管理ができなくなってしまったということはないでしょうか。
そうなる原因はいくつかあるのですが、思いつく主な理由はこちらです。思い当たりものはありますでしょうか?

口座をAPI連携しないで、すべて手動で仕訳をしている

freeeは銀行口座の明細やクレジットカードの明細などを、API連携で自動に取得してくれる便利な機能があります。
freeeに限らず、最近のクラウド会計ソフトでは基本的に備わっている機能です。

この機能を使うと、仕訳を手入力する手間が省けるのでとても効率的です。それに、ある程度自動で仕訳を推測してくれるので入力ミスも防げます。

ところがこの便利な機能を使わずに、従来通りにすべての仕訳を手入力していると、せっかくの便利な機能を全く使えていないことになります。これはもったいないです。

そして、最初は手入力していたけど途中から口座の自動連携に切り替えるようなときにも、切り替えのタイミングミスなどが起こりやすくなります。
誤って過去の重複した取引を取り込んでしまうことも。

おすすめするのは、freeeを使い始める前に、事業専用の銀行口座とクレジットカードを用意しておいて、freeeの導入時点から自動連携させておくことです。
ぐちゃぐちゃfreeeを防ぐための、一番大事なポイントだと思っています。

クレジットカード払いの取引が、自動仕訳と手動の仕訳で重複してしまう

これもよくあるケースです。クレジットカードをfreeeと連携していると、「自動で経理」という機能で仕訳を自動で作成してくれます。

一方で、クレジットカードで払ったときにレシート貰いますよね。
このレシートの管理が不十分で、現金払いのレシートと混ざってしまっていることはありませんか?
そうなると、現金払いの取引と間違えて手動で登録してしまうことで、自動で経理の仕訳と重複して登録してしまうことがよく起こります。

これは重複仕訳となってしまう理由として、かなりの高頻度で発生します。
私も、初めてfreee会計を自分の経理で使ったときに、このミスに引っ掛かりました。

レシートをクレジットカード払いとそれ以外で分けて管理しておくことも、freee会計を使う上ではとても大事なポイントです。

銀行の口座間振替の仕訳が重複してしまう

これは自動連携している銀行口座間で資金移動したときに発生します。

片方の口座で出金の仕訳が自動生成され、もう片方の口座で入金の仕訳が自動生成されてしまうので、1本の仕訳だけですむ取引なのに、同じ仕訳が2つも出来上がってしまうのです。

これに気づかないと、「銀行口座の残高がfreeeの残高と合わない!」という状況につながってしまうので注意が必要。

でもfreeeを使い始めたばかりだと、なかなか気づけないのも事実なんですよね。

AmazonなどのECサイトのAPI連携とクレジットカードのAPI連携で仕訳が重複してしまう

Amazonの口座連携とクレジットカードの口座連携を行っていると、Amazonとクレジットカードでそれぞれ仕訳が作成されます。

  • Amazon・・・購入時
  • クレジットカード・・・Amazonの取引がクレジットカードに連携されたとき

このとき、次の仕訳が作成されていれば問題ありません。Amazon(未払金)がきれいに消えるからです。

Amazon:
(借方)消耗品費 1,000円 / (貸方)Amazon-未払金 1,000円
クレカ:
(借方)Amazon-未払金 1,000円 / (貸方)クレカ-未払金 1,000円

一方、このような仕訳が作られてしまうと、消耗品費を2重で計上してしまいます。

Amazon:
(借方)消耗品費 1,000円 / (貸方)Amazon-未払金 1,000円
クレカ:
(借方)消耗品費 1,000円 / (貸方)クレカ-未払金 1,000円

それに、Amazon(未払金)も消えずに残り続けてしまいます。

こういった重複仕訳を避けるためには、最初に仕訳の「自動登録ルール」を決めておく必要があります。

自動で経理で推測された勘定科目をそのまま使ってしまう

銀行口座やクレジットカードをAPI連携していると、freeeが自動で仕訳を推測してくれます。
このとき、もちろん勘定科目も推測してくれるのですが、中には間違えているケースもよくあります。

先ほどのECサイトと連携している場合もそうですし、本当は「仕入高」としたいところを「消耗品費」が選択されていたりするケースもあります。

費用間での科目誤りであれば、最終損益には影響しません。でも段階損益をしっかり管理したい場合には、正しい科目を使う必要があります。

この点、「自動登録ルール」というものを活用すれば、推測の精度が非常に上がります。
ぜひ使いこなしたいところですが、慣れないとルールを作るのがなかなか難しいのです。
場合によっては会計の専門家に整理してもらう必要があります。

タグをつけすぎて管理不能に

freeeには「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」といったタグ機能が備わっています。
このタグをすべての取引ごとに付けていくと、管理がとても煩雑になってしまいます。

例えば「取引先」であれば、管理しておきたい主要な仕入先だけ登録する、「品目」は使わない、「メモタグ」は使わずに「備考欄」に書いておく、といった工夫が必要です。

特に、インボイス制度が始まったので、すべての取引に「取引先」タグをつけないといけないと思われてたりしませんか?
実際にそのような運用にすると、非常に工数がかかります。
もっと簡単にできる管理方法があるのですが、なかなか知られていないのです。

freee会計を使うならまずは仕組みづくりが大事

こういった状況にならないようにするには、freeeを使い始めるときにしっかり設計しておくことが大事です。
つまり、仕組みづくりです。

この仕組みづくりは、あまり会計や経理に詳しくない方だとかなり難易度が高いです。
会計に長く携わってきた私でも、freee会計を使い始めたころはかなり手こずりました。

仕組みづくりというのは、「こういう取引ケースであればこういう機能を使う」というルールを作っておくことや、「自動登録ルール」や「取引テンプレート」を設定することなどです。

例えば、このような管理表を事前に作り、ある程度設計ができてから使っていくというのがおすすめです。

取引方法注意点など
現金払いの経費や仕入レシートをファイルボックスに格納+連続取引登録・クレジットカード払いのレシートとそれ以外のレシートを分けて管理
・連続取引登録機能を使って登録する
口座振替銀行口座連携+自動で経理・自動登録ルールを設定しておく
クレジットカード払い口座連携+自動で経理・自動登録ルールを設定しておく
・EC口座の取引と重複しない仕組みを作っておく
売上エクセルインポート・販売システムから売上明細をCSVダウンロードする
仕入請求書をファイルボックスに格納+連続取引登録・連続取引登録機能を使って登録する

こういった仕組みづくりは、freeeに慣れている人や認定アドバイザーに手伝ってもらうのが一番です。
あまり会計やfreeeに詳しくない方だとハードルが高いのではと思っています。

まとめ

freeeをしっかり使いこなすためには、導入時の仕組みづくりが大事という点をお伝えしました。
一度ぐちゃぐちゃになってしまったfreeeを直すのはかなり大変です。時間もかかります。

最初の導入~数か月間は、freeeに慣れている人にサポートしてもらいながら、少しづつ自社のfreeeを作り上げていくことをおすすめします。

ご参考にしてみてください。

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